Millora de la gestió a partir de la digitalització de factures

L'experiència a la Corporació Sanitària i Universitària Parc Taulí (CSUPT), pel que fa a la digitalització de factures, comença l'any 2006, quan es va voler donar un pas endavant en les factures de proveïdors, eliminar paper i ser més eficients en la gestió i conformitat d'aquestes.

Es va constatar que el plantejament de la factura electrònica no donava una solució tan a curt termini com calia i que la millor alternativa a l'abast de la CSUPT era la gestió documental amb OCR (reconeixement òptic de caràcters).

Els productes, InputAccel com a OCR, i OnBase com a gestor documental, van aportar una gran millora en la gestió.

Per dur a terme el projecte de digitalització de factures i el cicle de treball es van definir dues accions: l'escanejat de la factura i el posterior tractament d'aquesta informació que faria l'ERP Navision, i una segona que seria la de definir el cicle de treball d'aprovació o de comunicació de les factures amb incidència.

Aquest reconeixent de les dades de les factures, de les diferents empreses que componen la CSUPT, es realitza via interfície a l'ERP, i confecciona en el mòdul de compres les factures de cadascuna d'elles, és a dir, omple els camps de la capçalera, captura els albarans associats i marca les factures com a correctes, pendents de registrar.

També s'ha dut a terme la digitalització d'altres documents, convenis, contractes, expedients públics., etc. que serveixen com a documentació adjunta de les factures per poder facilitar el procés de conformitat.

Sobre l'EDI, es tracta d'un projecte sobre el qual la Corporació ha avançat en coneixement, però que encara hi ha molta feina a fer i cal prendre les decisions adequades amb la fita de gener 2012, data en la qual es vol posar en marxa el nou ERP EKON de Unit4.

L'escenari de futur que es comença a endevinar és un en el qual, des de la sortida a licitació d'un expedient “e-Licita” fins al pagament de les factures, tots els processos de contractació, logística, registre comptable i cashpooling estiguin integrats per totes les parts interessades i totes les parts implicades. Mentrestant, i durant algun temps, s'haurà de conviure amb procediments no integrats o, fins i tot, no digitalitzats.

Podeu accedir al text complet i a la presentació de Leandra Montagut, subdirectora de Comptabilitat i Finances de la CS Parc Taulí, i de Jaume Sató, cap de Control de Gestió.