Newsletter

Espanya és un dels estats amb més regulació i també dels que més utilitzen la facturació electrònica.

La factura electrònica és un equivalent de la factura en paper, amb les peculiaritats següents:

• Es tracta d'un fitxer informàtic. És a dir, la transmissió de les factures entre l'emissor i el receptor es fa per mitjans electrònics.

• La transmissió de les factures es fa per mitjans telemàtics; és a dir, la comunicació de la informació es fa des d'un ordinador a un altre.

• La factura està firmada digitalment, a través d'algun certificat reconegut.

La factura electrònica i la factura en paper tenen el mateix contingut i el cicle de vida, sigui quin sigui el suport, és comparable: no es fa res de diferent amb la facturació electrònica, tot i que sí que es fa de forma més eficient.

Malgrat que hi ha altres possibilitats, com per exemple, els sistemes d'intercanvi de dades EDI, la manera principal de facturació electrònica és a través de la firma electrònica reconeguda.

Des del passat mes de febrer, les entitats que integren el sector públic català han de garantir l'acceptació de factures electròniques i promoure'n l'extensió entre els seus proveïdors.

Amb caràcter general, les factures i documents substitutius han de conservar-se en el suport original en el qual van ser expedits i rebuts. Malgrat això, és possible la digitalització de factures de paper i també la impressió de factures electròniques.

Les factures en paper poden convertir-se a través del procés de digitalització certificada, d'acord amb els criteris de l'Ordre EHA/962/2007 .

Les factures electròniques podran conservar-se de forma impresa en paper, mitjançant la corresponent opció de software i d'acord amb els criteris de l'Ordre EHA/962/2007 .

Caterina Bartrons, gerent del Servei de Suport Jurídic de Faura-Casas.

L'experiència a la Corporació Sanitària i Universitària Parc Taulí (CSUPT), pel que fa a la digitalització de factures, comença l'any 2006, quan es va voler donar un pas endavant en les factures de proveïdors, eliminar paper i ser més eficients en la gestió i conformitat d'aquestes.

Es va constatar que el plantejament de la factura electrònica no donava una solució tan a curt termini com calia i que la millor alternativa a l'abast de la CSUPT era la gestió documental amb OCR (reconeixement òptic de caràcters).

Els productes, InputAccel com a OCR, i OnBase com a gestor documental, van aportar una gran millora en la gestió.

Per dur a terme el projecte de digitalització de factures i el cicle de treball es van definir dues accions: l'escanejat de la factura i el posterior tractament d'aquesta informació que faria l'ERP Navision, i una segona que seria la de definir el cicle de treball d'aprovació o de comunicació de les factures amb incidència.

Aquest reconeixent de les dades de les factures, de les diferents empreses que componen la CSUPT, es realitza via interfície a l'ERP, i confecciona en el mòdul de compres les factures de cadascuna d'elles, és a dir, omple els camps de la capçalera, captura els albarans associats i marca les factures com a correctes, pendents de registrar.

També s'ha dut a terme la digitalització d'altres documents, convenis, contractes, expedients públics., etc. que serveixen com a documentació adjunta de les factures per poder facilitar el procés de conformitat.

Sobre l'EDI, es tracta d'un projecte sobre el qual la Corporació ha avançat en coneixement, però que encara hi ha molta feina a fer i cal prendre les decisions adequades amb la fita de gener 2012, data en la qual es vol posar en marxa el nou ERP EKON de Unit4.

L'escenari de futur que es comença a endevinar és un en el qual, des de la sortida a licitació d'un expedient “e-Licita” fins al pagament de les factures, tots els processos de contractació, logística, registre comptable i cashpooling estiguin integrats per totes les parts interessades i totes les parts implicades. Mentrestant, i durant algun temps, s'haurà de conviure amb procediments no integrats o, fins i tot, no digitalitzats.

Podeu accedir al text complet i a la presentació de Leandra Montagut, subdirectora de Comptabilitat i Finances de la CS Parc Taulí, i de Jaume Sató, cap de Control de Gestió.

El Grup Sagessa està integrat en el seu conjunt per entitats de titularitat pública dedicades a la promoció dels serveis assistencials en els àmbits de l'atenció hospitalària, primària, sociosanitària, social i educativa en l'entorn geogràfic de les comarques del sud de Catalunya.

La digitalització documental de factures i albarans de proveïdors en l'Organització va estar motivada per a incrementar la productivitat dels recursos humans, tenir més control del procés i evitar costos a causa d'ítems rutinaris; es tractava de millorar el control d'aquests documents en menys temps i complir amb un dels objectius marcats en el Pla Estratègic del Grup: “Hospitals sense papers”.

L'experiència està sent safisfactòria i ha permès optimitzar i automatitzar el procés de recepció de factures i albarans, tenir un sistema de digitalització de factures certificades que permet conservar aquests documents en format digital amb totes les garanties fiscals i legals, eliminar l'arxiu físic i millorar la seva traçabilitat, control, seguiment i recerca des de qualsevol punt de l'Organització.

Alhora s'ha produït un canvi cultural a l'interior de l'Organització i s'està deixant enrere la cultura de les fotocòpies, les signatures manuscrites i el paradigma que diu que “para tener información hay que atesorar papel”.

Podeu accedir a la presentació de Júlia Sesmilo Martínez, cap de la Unitat de Facturació i Gestió de Cobraments del Grup Sagessa, i d'Amparo Calvo, cap de Logística del mateix grup.